Declaratieformulier COC Friesland

Je bent nu op de pagina die alleen bedoeld is voor actieve vrijwilligers van het COC Friesland.

Voorwaarden indienen declaratieformulier COC Friesland

Indienen per werkgroep: Voor elke werkgroep waarin je actief bent, dien je een apart en volledig ingevuld declaratieformulier in via de website www.cocfriesland.nl/declaraties.

Ondertekening door coördinator: Elke declaratie moet vooraf gecontroleerd en ondertekend worden door de coördinator van de betreffende werkgroep of een COC Friesland bestuurslid. Declaraties zonder handtekening worden niet in behandeling genomen.

Declaratieperiode: Dien declaraties uiterlijk binnen 60 dagen na het maken van de kosten in bij de penningmeester via onze website. Declaraties die na deze termijn worden ingediend, worden afgewezen 

Verantwoordelijkheid vrijwilliger: Als vrijwilliger ben je zelf verantwoordelijk voor het volledig, juist en leesbaar invullen van het formulier en het bijvoegen van de benodigde bewijsstukken. Fouten, ontbrekende gegevens of onduidelijke bewijsstukken kunnen leiden tot vertraging of afwijzing. Dit is voor eigen risico.

Soorten declaraties:

a. Vrijwilligersvergoeding: De vrijwilligersvergoeding bedraagt €3,30 per uur, met een wettelijk maximum van €210 per maand en €2.100 per jaar. De uren moeten vooraf met de coördinator zijn afgestemd en goedgekeurd.

b. Reiskosten: Reiskosten worden uitsluitend vergoed als ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van vrijwilligersactiviteiten. Bij gebruik van openbaar vervoer dien je kopieën van de tickets bij te voegen. Bij gebruik van eigen vervoer geldt een vergoeding van €0,23 per kilometer; hierbij dien je duidelijk aan te geven wat het vertrek- en eindpunt was en hoeveel kilometers daadwerkelijk zijn afgelegd.

c. Overige kosten: Alleen kosten die vooraf zijn goedgekeurd én direct noodzakelijk zijn voor je vrijwilligerswerk worden vergoed. Voeg een goed leesbare kopie van de originele bon of factuur toe. Zonder bewijsstuk worden kosten niet vergoed.

Goedkeuring en uitbetaling: Declaraties worden, na goedkeuring door de penningmeester, doorgaans binnen 30 dagen uitbetaald. Declaraties zonder goedkeuring worden niet verwerkt.

Belastingregels en aansprakelijkheid: Je bent zelf verantwoordelijk voor het naleven van fiscale regels rondom vrijwilligersvergoedingen. Als je boven het wettelijk maximum declareert, kunnen  daar fiscale gevolgen aan verbonden zijn. Deze zijn volledig voor eigen rekening. COC Friesland aanvaardt hiervoor geen aansprakelijkheid. Bij twijfel: raadpleeg de Belastingdienst of een fiscaal adviseur.

Controle en correcties: COC Friesland behoudt zich het recht voor om declaraties te controleren. Bij onduidelijkheden of vermoedens van onregelmatigheden kan om een toelichting of correctie gevraagd worden. Als de toelichting onvoldoende is, kan de declaratie geheel of gedeeltelijk worden afgewezen. In dat geval neemt de penningmeester contact met je op.

Bewaarplicht: Bewaar altijd zelf een kopie van het ingevulde en ondertekende declaratieformulier, inclusief bewijsstukken, voor je eigen administratie. Deze kan nodig zijn bij vragen of controles.

Download het declaratieformulier (klik op de blauwe knop)